Versiunea 2.2, din 20.10.2026. Față de versiunea 2.1 din aceeași zi, asistentul virtual poate trimite singur cererea de contact, când îi cereți în conversație să fiți contactat (vezi „Cererile trimise unui consultant din chat”). Versiunea 2.1 a adăugat statisticile de trafic (Google Analytics 4), doar cu acordul dumneavoastră. Înlocuiește Declarația de confidențialitate din 7 noiembrie 2020.
Această politică explică ce date personale prelucrează RomActiv Business Consulting S.R.L., de ce, pe ce temei, cui le transmitem, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți. Se aplică clienților noștri (foști, actuali și potențiali), vizitatorilor site-ului www.romactiv.ro, persoanelor care ne scriu și candidaților la posturile noastre, în toate birourile RomActiv.
1. Cine suntem
Operatorul datelor este RomActiv Business Consulting S.R.L.:
- sediul social: Str. Căminului nr. 22-24, Sc. B, et. 5, ap. 29, Sector 2, București;
- Registrul Comerțului: J2003002053403; CUI: RO15203674;
- adresa de corespondență: Str. Maria Rosetti nr. 34, Sector 2, București, cod poștal 020487;
- telefon: 021 210 43 49;
- email pentru protecția datelor: office@romactiv.ro.
2. Ce date prelucrăm și de ce
Clienții și potențialii clienți
Când discutăm sau încheiem un contract de consultanță, prelucrăm:
- datele de identificare: numele, prenumele și, când legea sau contractul o cer, CNP-ul și copia actului de identitate;
- datele de contact: adresa, telefonul, emailul;
- datele de facturare și contul bancar pentru plăți;
- datele firmei sau ale instituției pe care o reprezentați și informațiile necesare ca să evaluăm eligibilitatea pentru un program de finanțare.
Le folosim ca să încheiem și să executăm contractul (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR), ca să respectăm obligațiile legale, de exemplu cele contabile și cele privind prevenirea fraudei cu fonduri europene (lit. c), și pentru interesul nostru legitim de a ne apăra drepturile (lit. f). Unele date sunt obligatorii: fără ele nu putem încheia contractul și nu putem emite factura. Putem folosi și date disponibile legal din surse publice.
Clienților le putem trimite informări despre programe de finanțare potrivite. Vă puteți opune oricând, gratuit, iar din acel moment nu mai primiți astfel de mesaje.
Vizitatorii site-ului
Când vizitați www.romactiv.ro, furnizorul nostru de infrastructură, Cloudflare, primește adresa IP, browserul, pagina cerută, data și ora, ca orice server web. Le folosim pentru livrarea paginilor, pentru securitate și pentru prevenirea abuzurilor (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Jurnalele tehnice se păstrează 7 zile.
Când trimiteți un formular, o cerere către un consultant sau un vot în chat, nu salvăm adresa IP, ci un cod obținut din ea cu o cheie secretă, pe care îl numim mai jos „amprenta IP”. Amprenta e un pseudonim: aceeași adresă dă mereu aceeași amprentă, dar adresa nu se poate afla din ea fără cheie. O păstrăm împreună cu cererea sau cu votul, ca să putem investiga abuzurile, de exemplu trimiterile repetate de pe aceeași adresă (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
Despre cookie-uri, stocarea din browser, statistici și hartă găsiți detalii în Politica de utilizare a cookie-urilor.
Formularul de contact
Pe pagina principală și pe pagina de contact ne puteți scrie printr-un formular.
- Datele: numele, emailul, telefonul (opțional), firma sau instituția (opțional), tipul de solicitant (firmă sau instituție publică), mesajul și programul de finanțare care vă interesează; în plus, data acordului și versiunea textului de acord, amprenta IP și tipul de browser.
- Scopul: să vă răspundem și să discutăm o posibilă colaborare.
- Temeiul: demersurile făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și acordul pe care îl bifați în formular (lit. a).
- Unde ajung: cererea se salvează în baza de date a site-ului și ne vine pe email, prin furnizorul nostru de email, Resend (SUA, secțiunile 4 și 5), la adresa internă a echipei RomActiv.
- Cât timp: 2 ani de la primire.
Asistentul virtual RBC
- Datele: mesajele pe care le scrieți în fereastra de chat.
- Scopul: să primiți un răspuns la întrebările despre programele de finanțare și serviciile RomActiv.
- Temeiul: acordul pentru categoria „Asistentul virtual RBC (AI)” (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR), dat din bannerul de cookies sau din butonul „Activează asistentul”.
- Cât timp: nu păstrăm conversațiile. Cum funcționează asistentul și ce ajunge la fiecare furnizor găsiți în secțiunea 3.
Cererile trimise unui consultant din chat
Din fereastra de chat puteți cere ca un consultant să vă contacteze, în trei feluri. Dacă scrieți în conversație că doriți să fiți contactat (de exemplu „să mă sune cineva”) și lăsați un telefon sau un email, asistentul trimite singur cererea echipei RomActiv, împreună cu conversația, și vă arată în chat ce a trimis; dacă ceva e greșit, o corectați din butonul „Corectez”. Dacă scrieți un telefon sau un email fără să cereți contactul, apare cardul „Trimit consultantului RomActiv”, iar cererea pleacă doar când apăsați „Da, trimite”. A treia cale e formularul din chat, cu butonul lui de trimitere.
- Datele: numele (dacă reiese din conversație sau îl scrieți în card ori în formular), telefonul și/sau emailul, firma sau instituția; în formular, după caz, și CUI-ul, funcția, numele unității administrativ-teritoriale și răspunsurile la întrebările despre firmă (insolvență, datorii la buget, sarcini pe locația proiectului); programul discutat, conversația din chat de până atunci, așa cum ați scris-o (cel mult 4.000 de caractere), un identificator aleatoriu al conversației, data și versiunea acordului, amprenta IP și tipul de browser.
- Scopul: ca un consultant să vă contacteze.
- Temeiul: demersurile făcute la cererea dumneavoastră înainte de un contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR): cererea scrisă în conversație sau apăsarea butonului de trimitere; la card și la formular, și acordul dumneavoastră, exprimat prin apăsarea butonului sub care e scris textul acordului (lit. a).
- Unde ajung: în baza de date a site-ului și pe emailul echipei RomActiv, prin Resend (SUA); în email, conversația e tăiată la 3.000 de caractere.
- Cât timp: 2 ani de la primire.
Voturile 👍 și 👎 din chat
- Datele: votul, ultimele cel mult 12 mesaje ale conversației până la răspunsul votat, cu telefoanele, emailurile și alte date recunoscute după format înlocuite (secțiunea 3); paginile de pe site pe care s-a bazat răspunsul, cine a scris răspunsul (modelul sau răspunsurile pregătite de noi) și tipul întrebării; un identificator aleatoriu al conversației; amprenta IP; data.
- Legătura cu o cerere: dacă din aceeași conversație trimiteți și o cerere către un consultant, votul și cererea au același identificator de conversație, deci editorii le pot pune împreună.
- Scopul: să vedem ce răspunsuri sunt greșite și să le îmbunătățim.
- Temeiul: acordul pentru asistent; votul e voluntar (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR).
- Cine le vede: doar editorii autorizați ai site-ului.
- Cât timp: 6 luni, după care se șterg automat.
Aplicarea la un post
- Datele: numele, emailul, telefonul, postul, mesajul (opțional) și CV-ul (PDF sau DOCX, cel mult 5 MB); în plus, data acordului și versiunea textului de acord, amprenta IP și tipul de browser.
- Scopul: evaluarea candidaturii.
- Temeiul: demersurile făcute la cererea dumneavoastră înainte de un contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și acordul bifat în formular (lit. a).
- Cum tratăm CV-ul: CV-ul încărcat prin formularul de cariere este verificat automat de site pentru elemente active (macro-uri, scripturi, fișiere încorporate). Un CV care le conține e refuzat și nu se salvează nicăieri. Dacă este acceptat, CV-ul se păstrează într-o zonă protejată a spațiului de stocare, pe care o pot accesa doar editorii autentificați, și este transmis ca atașament, prin furnizorul nostru de email (Resend), la adresa internă a echipei RomActiv.
- Cât timp: cel mult 6 luni. După acest termen, aplicarea și CV-ul se șterg automat din baza de date și din spațiul de stocare. Emailurile cu cereri și CV-uri din căsuța web@romactiv.ro le ștergem după aceleași termene.
Jurnalul acordurilor pentru cookies
- Datele: un identificator aleatoriu din browser (un pseudonim, fără nume sau date de contact), versiunea politicii de cookies, alegerea pentru fiecare categorie, butonul folosit și data. Fără adresa IP și fără datele browserului.
- Scopul: să putem dovedi că am cerut corect acordul (art. 7 alin. (1) GDPR).
- Temeiul: obligația de a putea dovedi consimțământul (art. 7 alin. (1) GDPR) și interesul nostru legitim de a păstra această dovadă (art. 6 alin. (1) lit. f)).
- Cât timp: 3 ani, după care se șterg automat.
Editorii site-ului
Angajații și colaboratorii RomActiv care administrează site-ul se autentifică prin Cloudflare Access, cu un cod primit pe email. Prelucrăm adresa de email, rolul în panoul de administrare și acțiunile făcute acolo, pentru securitatea și administrarea site-ului (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Datele se păstrează cât timp persoana are acces; jurnalele de autentificare le păstrează Cloudflare, pe durata stabilită de acesta.
3. Asistentul virtual RBC și inteligența artificială
Asistentul RBC este un program de inteligență artificială. Fereastra de chat are insigna „Asistent AI”, iar primul mesaj spune că asistentul e bazat pe inteligență artificială. Răspunsurile vin din informațiile publicate pe site și pot conține greșeli: eligibilitatea și condițiile exacte ale unui program le confirmă un consultant RomActiv. Asistentul nu ia decizii cu efecte juridice asupra dumneavoastră (art. 22 GDPR).
Ce se întâmplă cu un mesaj:
- Fără acordul pentru „Asistentul virtual RBC (AI)”, fereastra de chat nu trimite niciun mesaj către asistent. Acordul se dă din bannerul de cookies sau din butonul „Activează asistentul” și se retrage oricând din linkul „Modifică preferințele cookies”, din subsolul paginii.
- Mesajul ajunge pe serverul site-ului, pe infrastructura Cloudflare. Dacă scrieți un telefon sau un email, serverul le recunoaște fără inteligență artificială, ca să vă propună trimiterea lor unui consultant. Nu le salvează și nu le trimite mai departe fără clicul dumneavoastră pe „Da, trimite”.
- Asistentul nu vă cere CNP-ul, actul de identitate sau date bancare. Înainte ca mesajul să plece către furnizorii AI, serverul înlocuiește automat telefoanele, emailurile și alte date pe care le recunoaște după format. Nu scrieți în chat date personale.
- Unele întrebări, de exemplu salutul sau datele noastre de contact, primesc un răspuns pregătit de noi, fără inteligență artificială. Pentru celelalte, Cloudflare Workers AI transformă întrebarea (cu datele de mai sus înlocuite) într-un șir de numere care îi descrie sensul, ca să găsim paginile potrivite de pe site. Căutarea se face într-un index care conține doar conținutul public al site-ului; întrebarea nu se salvează în el.
- Ultimele cel mult 6 mesaje ale conversației, cu datele de mai sus înlocuite, și fragmentele găsite pe site ajung la Anthropic, la modelul Claude Haiku, care scrie răspunsul. Modelul nu primește datele din formulare și nici datele trimise consultantului.
- Răspunsul se întoarce în fereastra de chat. Conversația rămâne în browserul dumneavoastră până închideți tabul (cel mult 40 de mesaje).
Ce păstrăm: nu salvăm conversațiile. Păstrăm doar voturile 👍 și 👎 (6 luni, cu telefonul și emailul înlocuite atunci când sunt recunoscute) și cererile pe care le trimiteți unui consultant (2 ani). Pentru plafonul de cost păstrăm un contor zilnic cu numărul de cereri și volumul de text procesat, fără conținut.
Anthropic, furnizorul modelului. Anthropic acționează ca persoană împuternicită, în baza acordului de prelucrare a datelor din termenii comerciali Anthropic, cu clauze contractuale standard pentru transferul în SUA. Conform acestor termeni, Anthropic nu folosește datele trimise prin API pentru antrenarea modelelor și le păstrează doar pentru o perioadă limitată.
4. Cui transmitem datele
Nu vindem datele și nu le folosim pentru publicitate. Le transmitem doar cât e nevoie, următorilor destinatari:
- Cloudflare, Inc. (SUA): găzduirea și livrarea site-ului, baza de date, spațiul de stocare a fișierelor (inclusiv CV-urile, într-o zonă protejată), căutarea pentru asistent (Workers AI și Vectorize), autentificarea editorilor (Cloudflare Access) și jurnalele tehnice. Pentru baza de date și spațiul de stocare am ales locația „Europa de Est” oferită de Cloudflare; această opțiune nu garantează însă că datele rămân în UE. Workers AI poate procesa întrebarea și în centre de date din afara UE.
- Anthropic (SUA): modelul de inteligență artificială al asistentului (secțiunea 3).
- Resend, Inc. (SUA): trimiterea emailurilor de notificare către echipa RomActiv, cu datele cererii, cu mesajul sau conversația (cel mult 3.000 de caractere) și, la cariere, cu CV-ul atașat. Domeniul de trimitere e configurat în regiunea UE (Irlanda), dar Resend e o companie din SUA, care primește emailurile prin serviciul său și păstrează o evidență a trimiterilor; transferul e descris în secțiunea 5.
- cyber_Folks, furnizorul nostru de găzduire a emailului: căsuțele de email ale firmei, inclusiv cea în care primim notificările.
- Google Ireland Limited și Google LLC: statisticile de trafic (Google Analytics 4), doar cu acordul dumneavoastră pentru categoria „Statistici” din bannerul de cookies, fără publicitate (detalii în Politica de utilizare a cookie-urilor).
- OpenStreetMap Foundation (Regatul Unit): harta sediului, doar cu acordul dumneavoastră sau după ce apăsați „Afișează harta”.
- Consultanții și colaboratorii RomActiv care lucrează la cererea sau la proiectul dumneavoastră, cu obligația de a păstra confidențialitatea.
- Furnizorii care ne sprijină activitatea, doar cu datele strict necesare: servicii de curierat, servicii bancare și de plăți, telefonie, internet, mentenanță IT, protecția muncii.
- Autoritățile și organismele care gestionează programele de finanțare, atunci când contractul prevede depunerea sau gestionarea unei cereri în numele dumneavoastră.
- Autoritățile publice, atunci când legea ne obligă.
5. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Cloudflare (inclusiv Workers AI), Anthropic, Resend și Google sunt companii din SUA sau pot prelucra date acolo. Transferurile se fac în baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană și, pentru furnizorii certificați, în baza Cadrului UE–SUA privind protecția datelor (EU-U.S. Data Privacy Framework). Pentru Regatul Unit, unde se află OpenStreetMap Foundation, există o decizie de adecvare a Comisiei Europene. Puteți cere o copie a garanțiilor la adresa de contact.
6. Cât timp păstrăm datele
- cererile din formularul de contact și cele trimise unui consultant din chat: 2 ani de la primire, cu ștergere automată;
- aplicările la posturi, inclusiv CV-ul: cel mult 6 luni, cu ștergere automată din baza de date și din spațiul de stocare;
- emailurile cu cereri și CV-uri din căsuța web@romactiv.ro: le ștergem după aceleași termene (2 ani, respectiv 6 luni);
- emailurile de notificare păstrate de Resend, inclusiv CV-urile atașate: 30 de zile;
- voturile 👍 și 👎, cu telefonul și emailul înlocuite atunci când sunt recunoscute: 6 luni, cu ștergere automată;
- jurnalul acordurilor pentru cookies: 3 ani, cu ștergere automată;
- statisticile de trafic din Google Analytics (doar cu acordul dumneavoastră): 14 luni;
- conversațiile cu asistentul: nu le păstrăm; rămân doar în browserul dumneavoastră, până închideți tabul;
- jurnalele tehnice ale site-ului (Cloudflare Workers Logs): 7 zile;
- datele clienților și documentele contractelor: cât cer legea (de exemplu legislația contabilă), contractul și regulile programelor de finanțare.
La expirare, datele se șterg sau se anonimizează.
7. Cum protejăm datele
- Tot site-ul folosește conexiuni criptate (HTTPS).
- Panoul de administrare și lista cererilor sunt accesibile doar editorilor autorizați, care se autentifică prin Cloudflare Access cu un cod primit pe email.
- CV-urile stau într-o zonă protejată a spațiului de stocare și le pot descărca doar editorii autentificați.
- În locul adresei IP, baza de date păstrează doar amprenta IP (secțiunea 2).
- Formularele sunt protejate împotriva trimiterilor automate, iar numărul de trimiteri e limitat.
- CV-urile cu elemente active (macro-uri, scripturi, fișiere încorporate) sunt refuzate.
- Angajații și colaboratorii RomActiv au obligația de a păstra confidențialitatea datelor.
8. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul:
- să aflați ce date prelucrăm despre dumneavoastră și să primiți o copie a lor (dreptul de acces);
- să cereți corectarea datelor greșite (dreptul la rectificare);
- să cereți ștergerea datelor, de exemplu când nu mai sunt necesare sau când vă retrageți acordul (dreptul la ștergere);
- să cereți restricționarea prelucrării, de exemplu cât timp verificăm exactitatea datelor;
- să primiți datele într-un format structurat sau să cereți transmiterea lor altui operator (dreptul la portabilitate);
- să vă opuneți prelucrării (vezi mai jos, „Dreptul de opoziție”);
- să vă retrageți oricând acordul, fără să fie afectată legalitatea prelucrărilor făcute înainte de retragere; pentru categoriile din bannerul de cookies, din linkul „Modifică preferințele cookies”;
- să nu faceți obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (asistentul virtual nu ia astfel de decizii);
- să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.
Dreptul de opoziție. Vă puteți opune oricând, din motive legate de situația dumneavoastră, prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim, de exemplu jurnalelor de securitate sau amprentei IP. Vă puteți opune oricând și fără nicio justificare mesajelor comerciale; din acel moment nu le mai primiți.
Pentru a vă exercita drepturile, ne scrieți la office@romactiv.ro, ne sunați la 021 210 43 49 sau ne trimiteți o cerere scrisă la Str. Maria Rosetti nr. 34, Sector 2, București, cod poștal 020487. Exercitarea drepturilor e gratuită. Vă răspundem fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună; dacă cererea e complexă, termenul se poate prelungi cu încă două luni, iar atunci vă anunțăm în prima lună. Putem să vă cerem informații suplimentare ca să vă confirmăm identitatea.
9. Alte informații
- Datele copiilor: site-ul nu se adresează persoanelor sub 16 ani și nu colectăm intenționat datele lor.
- Datele sensibile: nu vă cerem date despre sănătate, origine etnică sau convingeri religioase ori politice și nu le prelucrăm decât dacă sunt absolut necesare pentru un serviciu cerut de dumneavoastră și legea o permite. Vă rugăm să nu le scrieți în formulare sau în chat.
- Datele altor persoane: dacă ne transmiteți datele altcuiva, de exemplu ale unui coleg, faceți-o doar cu acordul acelei persoane și informați-o despre această politică.
- Cookie-uri: detaliile sunt în Politica de utilizare a cookie-urilor.
10. Modificări
Putem actualiza această politică atunci când se schimbă legea sau felul în care prelucrăm datele. Data versiunii e la începutul paginii. La schimbările de substanță vă informăm pe site și, dacă e cazul, vă cerem din nou acordul.